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Definición de Catalogación

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 (De catalogar); sust. f.

1. Acción y efecto de catalogar: ya he terminado la catalogación informática de todos mis libros.

 [Biblioteconomía]

Toda biblioteca debe reunir, organizar y poner a disposición de los usuarios un conjunto de publicaciones que constituyen el fondo bibliográfico de la misma: libros, revistas, patentes, materiales audiovisuales, etc.

Tras los procesos de selección y adquisición de publicaciones, así como del registro y sellado de las mismas, es decir, una vez que éstas han pasado a formar parte del fondo bibliográfico de la biblioteca, se lleva a cabo la catalogación, proceso técnico cuya finalidad es sistematizar el conjunto bibliográfico conforme a unas normas determinadas para darle unidad y coherencia y facilitar la recuperación de la información.

Concepto

Catalogar es “hacer la descripción de cualquier documento, siguiendo un código normalizador, de tal forma que permita identificarlo de manera exacta, sin ambigüedad, con el fin de poder recuperarlo con precisión y rapidez”.

La catalogación, al igual que la clasificación, tiene sus orígenes en la Antigüedad. Ésta se llevaba a cabo de forma muy rudimentaria, limitándose en la mayoría de los casos a agrupar las obras de la misma materia en armarios, en cuya puerta se señalaba el contenido y el título de las obras que contenía.

Sin embargo, hasta el siglo XIX no se adoptaron normas comunes para el tratamiento de los fondos bibliográficos de las bibliotecas, gracias a grandes bibliotecarios como Jewet, redactor de unas normas de catalogación.

En el siglo XX se ha hecho imprescindible la normalización de las técnicas de catalogación debido a la necesidad de intercambio de información y a la cada vez mayor aplicación de la informática en el trabajo bibliotecario.

Proceso de catalogación

El proceso de catalogación comprende dos operaciones: la elaboración de los asientos bibliográficos y la formación del catálogo mediante la ordenación de aquellos que, a su vez, exige la descripción formal del documento, la redacción de los puntos de acceso al mismo y la reproducción de los asientos bibliográficos.

En la actualidad estas operaciones están sujetas a unas normas internacionales. Las principales normas se refieren al tamaño de las fichas catalográficas, que tienen un formato establecido de 12,5 x 7,5 cm; a la descripción bibliográfica, normalizada por la ISBD (International Standard Bibliographical Cataloguing); al formato para el intercambio de datos legibles por ordenador, el formato MARC; y a la identificación de los documentos mediante números normalizados: ISBN (International Standard Book Number) e ISSN (International Standard Serial Number).

La catalogación es un proceso anterior a cualquier organización y requiere, previo examen, la definición del tipo de documento objeto de catalogación, con el fin de aplicar la normativa adecuada; la determinación del nivel de descripción que requiere el documento por sí mismo y en relación al utilizado en la colección donde se va a ubicar; y fijar la descripción en el soporte elegido, junto a los datos identificativos del documento en la colección y la información de autoridades, es decir, encabezamientos principales y secundarios de nombres, títulos uniformes, materias, etc.

Descripción bibliográfica

Se entiende por descripción bibliográfica el conjunto de datos bibliográficos con que se identifica y registra un documento, de acuerdo con una reglas. Estas reglas son el resultado de una evolución histórica normalizadora que desemboca en dos programas de las IFLA:

Control Bibliográfico Universal (CBU), nacido en el año 1973 en la Conferencia de la IFLA. Su objetivo es el intercambio de los asientos o registros bibliográficos entre los distintos países. Para conseguirlo se confecciona el asiento bibliográfico completo en el país de origen del documento por parte del centro bibliográfico nacional, de acuerdo con normas internacionales aplicables a sistemas manuales y automatizados.

Disponibilidad Universal de Publicaciones (DUP). Intenta cubrir las necesidades de información, rentabilizando al máximo las ya existentes.

Estos programas, u otros de similares características, tan sólo pueden llevarse a efecto mediante una cooperación interbibliotecaria nacional e internacional basada en la unificación de las normas de catalogación para la descripción bibliográfica de cualquier tipo de material que contenga información.

En consecuencia, la normalización de la descripción bibliográfica supone la unificación de criterios a la hora de catalogar, es decir, la reducción de las múltiples características de cada uno de los documentos a unas determinadas categorías que no sólo unifican el trabajo de catalogación sino que lo simplifican, al tiempo que facilita la búsqueda en catálogos con distintos idiomas y multiplica, con mucho, el tratamiento electrónico de los datos bibliográficos.

ISBD: International Standard Bibliographical Description

El instrumento utilizado internacionalmente en la descripción bibliográfica es la ISBD, un formato aceptado por todos los países para la presentación de los distintos datos bibliográficos en los asientos o registros bibliográficos.

La primera edición de la ISBD apareció en el año 1974 y establece la estructura de la norma, cuáles son los datos que identifican un documento, así como el orden en que deben recogerse y la puntuación que se debe utilizar. Existen versiones para distintos tipos de documentos:

ISBD (M) para la descripción de monografías.
ISBD (S) para las publicaciones seriadas.
ISBD (A) para libros antiguos.
ISBD (PM) para música impresa.
ISBD (CM) para material cartográfico.
ISBD (NBM) para material no bibliográfico.
ISBD (G) para todo tipo de material.
ISBD (CP) para partes de obras.
ISBD (CF) para la descripción de archivos legibles por ordenador.

La estructura ISBD para un asiento catalográfico de una monografía divide la información en ocho áreas fijas, que a su vez pueden constar de varios elementos, éstos pueden repetirse o contener varias menciones. Tanto las áreas como los elementos posibles en las mismas son fijos en su número y en el orden de citación.

1.- Área de título y mención de responsabilidad.
2.- Área de edición.
3.- Área de la designación específica de la clase de material.
4.- Área de publicación y/o distribución.
5.- Área de descripción física.
6.- Área de serie.
7.- Área de notas.
8.- Área de número normalizado y condiciones de adquisición.

Las áreas de título, edición, publicación y serie se transcriben en la lengua de la publicación, mientras que la información de los elementos de las otras áreas, a excepción del título original y las citas (área de notas), se recogerá en la lengua del centro catalogador.

También la ISBD determina un código de signos de puntuación:

. – Indica la separación entre diferentes áreas.
= Indica la repetición del mismo elemento o mención bajo distinta forma.
[ ] Indica que la información ha sido tomada fuera de la fuente principal de información o las interpolaciones que han sido necesarias realizar.
… Indica la supresión de partes de elementos.
/ Indica la responsabilidad en relación con el elemento precedente.
: Indica un elemento complementario del anterior.
; Indica la repetición de la misma clase de elemento.

La ISBD también explicita una fuente principal de información específica en cada tipo de material y en cada área.

Normas de Catalogación en España

Las Reglas de Catalogación españolas están basadas en las AACR2 (Anglo-american cataloging rules) y en las distintas normas ISBD, y sustituyen a las Instrucciones para la redacción de los catálogos en las Bibliotecas Públicas del Estado, vigentes durante largo tiempo.

Están recogidas en una obra en dos volúmenes, el primero dedicado a monografías y publicaciones seriadas, editado en 1985, y el segundo dedicado a la descripción de otros materiales, aparecido en 1988.

A pesar de que las Reglas de Catalogación precisan de forma pormenorizada todos los elementos que se deben consignar en los asientos catalográficos, la realidad es que cada biblioteca puede adaptarlas a las necesidades de sus usuarios. Con todo, el centro bibliográfico nacional está obligado a confeccionar un registro que contenga todos los elementos que señala la ISBD.

Catalogación automatizada

En la actualidad la gran mayoría de las bibliotecas dispone de sistemas informatizados que facilitan la cooperación bibliotecaria, cada día más necesaria debido a la gran cantidad de producción mundial de información.

Un buen sistema de catalogación automatizada permite acceder en línea a una base de datos común para recuperar registros bibliográficos, esto supone la utilización de normas de catalogación totalmente unificadas; también posibilita el control de autoridades en línea y el acceso a los diferentes registros del catálogo a partir de diversos puntos: además de recuperar la información por los tradicionales puntos de acceso, principalmente autor y título, es posible combinar varios puntos de acceso gracias a los operadores booleanos Y, O, y/o NO.

La catalogación en un sistema automatizado se puede llevar a cabo de forma centralizada o compartida. La catalogación centralizada es aquella en la que el proceso de catalogación lo realiza una biblioteca y, después, distribuye los asientos catalográficos a las demás bibliotecas integrantes del sistema; mientras que en la catalogación compartida las distintas bibliotecas aportan sus registros bibliográficos, el resultado es un catálogo colectivo de todos los registros bibliográficos, un único registro por libro, y su localización en las distintas bibliotecas.

Otra posibilidad es importar la descripción bibliográfica de las bases de datos en CD-Rom que existen en el mercado. Esta catalogación importada se completaría con los datos locales que la biblioteca considere oportunos consignar en su asiento catalográfico. En esta línea de agilizar la catalogación de las nuevas adquisiciones surgió la idea del CIP o CEP, catalogación en publicación, en la propia publicación se ofrecen de forma normalizada una serie de datos identificadores de la misma y básicos para la catalogación.

En cualquier caso, la catalogación automatizada supone la aceptación del formato MARC.

El Formato MARC: Machine Readable Cataloging

Por formato se entiende, en este caso, “el conjunto de recursos que doten de medios de identificación a todos los elementos informativos de un registro bibliográfico que van a necesitar ser identificados, con posterioridad, para la comunicación e intercambio de información”. Cada dato debe estar identificado por un sistema de códigos que pueda ser interpretado por el ordenador.

Existen tantas clases de formatos como clases de asientos bibliográficos: monografías, publicaciones seriadas, materiales especiales y asientos secundarios de autoridades y referencia.

El formato MARC es el primer formato bibliográfico. Fue elaborado por la Library of Congress en el año 1966 y adaptado a las AACR2 (Anglo American Cataloging). Está generalizado para toda clase de noticias bibliográficas y utiliza un gran número de etiquetas de campo que, a su vez, se dividen en varios subcampos.

Las etiquetas que preceden a cada campo son los elementos que permiten recuperar registros. El número de campos contenido en cada registro varía en función de las necesidades de cada biblioteca, asimismo en cada registro se pueden combinar campos de longitud fija y longitud variable. Se compone de los siguientes elementos:

- Cabecera o guía: tiene una longitud fija de 24 caracteres con información para el programa informático.

- Directorio: tiene un número variable de elementos de longitud fija de 12 caracteres cada uno. Existirán tantos elementos como campos precise la noticia bibliográfica. Sirve para la identificación y ubicación de los campos.

- Campos de longitud fija: utilizan un número invariable de caracteres y, por tanto, aparecen siempre con la misma longitud en cualquier registro. Son el número de identificación y los códigos de información.

- Campos de longitud variable: su longitud varía de un registro a otro y son los correspondientes al número de control, lenguas, número de clasificación, y localización y descripción bibliográfica.

Los códigos utilizados en el formato son:

- Las etiquetas: códigos numéricos de tres caracteres identificadores de los campos de los cuales se compone la noticia bibliográfica.

- Los indicadores: cada código tiene asignado dos indicadores o códigos de un carácter numérico o alfabético, que proporcionan información complementaria sobre el contenido de los campos variables.

- Los códigos de subcampo: todos los campos se dividen en subcampos, que permiten diferenciar los elementos que no afectan a la ordenación. Los códigos de los mismos están formados por caracteres: el signo dólar y una letra minúscula.

El formato MARC ha sido adaptado a las necesidades de cada país. Las adaptaciones más conocidas son el USMARC, actual denominación del LCMARC, en Estados Unidos; el UKMARC de Gran Bretaña; el CANMARC de Canadá; el INTERMARC de Francia; el ANNAMARC de Italia; el MARCAL, para América Latina y utilizado en México; y el IBERMARC de España.

La estructura del formato IBERMARC se ha proyectado de acuerdo con la norma ISO 2709 y tiene como principal finalidad facilitar el intercambio de datos bibliográficos entre las distintas agencias bibliográficas nacionales que utilicen cualquier formato derivado del MARC. Es el utilizado por la bibliografía española.

(Véase el apartado Redes de bibliotecas en el artículo Biblioteca).

Los asientos catalográficos

Los asientos catalográficos o fichas catalográficas recogen la descripción bibliográfica, los encabezamientos o puntos de acceso y la localización exacta del documento.

Encabezamiento o puntos de acceso

Precede a la descripción bibliográfica y las posibilidades de punto de acceso son varias, si bien, y de acuerdo con las Reglas de Catalogación, uno de ellos es el principal y el resto son secundarios.

Los principales puntos de acceso son: Autor personal, Autor corporativo, Título y Título uniforme.

Como consecuencia de la generalización de los catálogos automatizados se ha convertido en necesario e imprescindible el control de autoridades, es decir, la forma en que se expresan los encabezamientos o puntos de acceso en los registros. Así, en 1977 la IFLA redactó unas recomendaciones para la elaboración de los ficheros de autoridades y en 1984 se elaboraron las GARE (Guidelines for Autority and References Entries) que definen los elementos necesarios para las entradas de autoridades y de referencia, así como la estructura de estas entradas.

Descripción bibliográfica propiamente dicha

- Título y mención de responsabilidad.
- Edición.
- Clase de material.
- Publicación.
- Descripción física.
- Serie.
- Notas.
- ISBN (número normalizado) y condiciones de adquisición.

(Áreas propias de la descripción bibliográfica para monografías).

CDU

Asientos secundarios

Indican otros puntos de acceso secundarios que permiten recuperar la información por un punto de acceso distinto al principal, es decir, el elegido para el encabezamiento.

En primer lugar se consignan los encabezamientos de materia, precedidos por un número arábigo; seguidamente, los restantes encabezamientos secundarios, precedidos por números romanos.

Número de registro

Signatura topográfica.

Clases de asientos

Se distinguen cuatro categorías en función del encabezamiento de los mismos:

Asiento Principal: aquel “que, bajo el encabezamiento principal, contiene todos los datos necesarios para identificar una obra y que sirve de base para la redacción de los asientos secundarios”. (Definición contenida en las Reglas de Catalogación).

Asiento Secundario: “Asiento resultante de utilizar como punto de acceso un encabezamiento distinto del encabezamiento principal” (Idem). Generalmente son de autor, título, serie, editor, materia y CDU; si bien, cada biblioteca, a menudo decide a título personal los asientos secundarios que necesita elaborar.

Ficha de referencia: pueden ser de equivalencia, que remite de la forma no aceptada a la forma aceptada en el catálogo, y se expresa mediante el término “véase”, “V.”; y de relación, que remite de un encabezamiento aceptado a otro también aceptado que enriquece la información, se expresa mediante la expresión “Véase además”, “V.a.”.

Ficha analítica: describe parte de una publicación que ya tiene su propio asiento, especialmente colecciones y publicaciones seriadas.

Temas relacionados

Biblioteca.
Catálogos de biblioteca.

Bibliografía

CARRIÓN GÚTIEZ, M. Manual de bibliotecas. Madrid: F.G.S.R., 1990.
RAMOS FAJARDO, Carmen: Principios generales e instrumentos de catalogación. En Catalogación de documentos: teoría y práctica. Madrid: Síntesis, 1994.
Reglas de Catalogación. I, Monografías y publicaciones seriadas. Madrid: Dirección General del Libro y Bibliotecas, 1993.
TEDD, Lucy A.: Introducción a los sistemas automatizados de bibliotecas. Madrid: Díaz Santos, 1988.
MANUAL del formato iBERMARC para monografías. Centro de Coordinación Bibliotecaria. Madrid, 1988.

SAD.

Catalogación

Fuente: Britannica

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